Planificación, organización y control de eventos. HOTG0108 - Creación y gestión de viajes combinados y eventos (SIN COLECCION)

Objetivos - Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas específicas dentro del sector turístico. - Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora. - Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso. - Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes. Contenidos El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados Introducción. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica, situación y tendencias, el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. Mecanismos de decisión. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. Resumen. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones Introducción. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: recursos turísticos, delimitación geográfica, políticas públicas, imagen de marca, infraestructuras especializadas, coexistencia de productos turísticos (oferta). Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. Resumen. Los eventos, su tipología y su mercado Introducción. El concepto de evento. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. El mercado de eventos. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. Fases del proyecto de un evento: planificación, organización, desarrollo, evaluación. Resumen. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización Introducción. Fuentes y medios de acceso a la información. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. Negociación con proveedores. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos. Programación de la logística y de los recursos humanos. Programación de ofertas pre y posevento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. Presidencias honoríficas y participación de personalidades. Confección de cronogramas. Previsión de situaciones emergentes, planes de contingencia, planes de seguridad. Presupuesto del evento. Resumen. Servicios requeridos en la organización de eventos Introducción. Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos. Otros servicios requeridos en los eventos. Resumen. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos Introducción. Tipos y comparación. Programas a medida y oferta estándar del mercado. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online. Resumen. El evento como proyecto: organización Introducción. La organización del evento: definición de funciones y tareas. Comités y secretarías: funciones y coordinación. Gestión de colaboraciones y patrocinios. Soportes y medios para ofrecer información del evento. Difusión del evento y captación de participantes. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades. Procedimientos e instrucciones de trabajo. Resumen. El evento como proyecto: dirección y control Introducción. Control de inscripciones. Control de cobros. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. Protección de datos personales. Documentación del evento. Procesos administrativos y contables. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. Coordinación. Evaluación de servicios y suministros. Evaluación de servicios. Formalización de contratos. Documentación. Supervisión y control del desarrollo del evento. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. Documentos de control del evento. Resumen. Glosario Bibliografía